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企业公文类文件的写作程序与注意事项

来源:汉哲官网 最后更新:2019-02-26 11:53:49 作者:汉哲管理研究中心 浏览:985次

企业公文,是企业管理过程中的规范式文书,其传达的信息具有时效性、指导性、逻辑性,是企业政令下达、任务分派、信息沟通、经验交流、工作记录的重要工具,公文处理的质量和效率,是企业工作作风的直接反映。其中,公文写作是企业公文管理的第一步,也是最基础的一步。以下就公文的写作程序、写作方法和写作技巧做一简单的介绍。

(一)企业公文写作的指导思想

企业公文写作中,必须坚持以下三个指导思想:

1.始终注重公文写作的实用性。

企业公文写作的目的是为了推动各项工作的高效开展,因此,实用性是判断公文是否成功的最终标准。具体来说,企业公文的实用性体现在以下三个方面。第一,是否有利于部署工作、解决问题;第二,是否能够为决策提供参考,服务企业发展;第三,是否有利于改进管理,提升工作效率。

2.始终注重公文写作的时效性。

市场经济时代,企业的发展与外界的各种信息息息相关。一定程度上讲,一家企业对市场信息的捕捉和挖掘能力,是决定企业成败的关键。因此,公文在及时发现、传递各种信息方面承担着不可或缺的重要作用。大量的文件需要第一手的资料和素材,要充分利用现代媒体工具,多渠道、全方面地搜集某一方面或某一领域的最新情况、最新进展、最新态势以及相关的政府政策法规等。要学会筛选、提炼和总结,有重要参考价值的信息,要第一时间编成信息简报呈送上级,在撰写大型文件时,要善于将平时掌握的信息素材融入进去,提升信息的利用价值。

3.始终注重公文写作的法制性。

公文写作涉及大量的法律、法规、政策、规定,稍有不慎就有可能与政策法规的要求产生偏差甚至背离,这是公文写作的大忌,给企业的负面影响很大。这就要求公文的写作者要认真学习、掌握各种政策法规,尤其要学精、学透与本企业经营管理活动密切相关的法律法规,并在公文写作中严格加以贯彻。

(二)企业公文写作的基本程序

通常来说,企业公文写作包括以下五个步骤:

1.明确主旨:明确本次公文写作的定位、目的和方法,包括:写什么、要达到什么目的、怎么写、采用什么文体、给谁看、要求对方做什么,等等。

2.收集素材:根据写作主旨,开展相关资料的收集与消化工作,包括:明确需要的资料清单、获取资料、进行阅读、提取关键信息、信息整理分析,等等。

3.拟写提纲:拟制提纲是撰写文书的必要程序。按照提纲写作,可以合理安排结构,通盘考虑,前后呼应,顺理成章。

4.起草正文:根据提纲,结合资料与素材开始正文写作,写作中的文字及用词,应具备简明、准确、朴实、庄重、规范等特点,对于成文,应符合以下八项要求:意思明确,文理通顺,观点正确,重点突出,结构合理,简明生动,层次分明,格式规范。

5.反复检查:按照“三查三改”、“五查五改”的要求,对内容、文字、体式进行认真的检查,查找问题,即时改正。

(三)企业公文写作的结构要求

公文写作不同于学术论文,也不同于文学作品、新闻宣传,它具有相对严格的、规范的格式要求,一般是不允许个人更改的。一种类型的文件如果一人一个写法,一时一个结构,就很容易造成传达、研读和落实文件时的混乱和歧义。规范的公文结构既体现了企业管理活动的严肃性,也有利于各项工作的推进。

企业公文在结构方面要符合以下几点要求:

(1)按照规定的格式行文

在长期的公文实践中,人们对每一种类型的文种形成了相对规范的格式,这些规范的格式是社会约定俗成的,也是国家提倡和推广的,作为企业,要积极推进公文的规范化管理,努力按照规范的行文格式进行公文撰写和发布。

(2)按照科学的逻辑行文

企业公文的写作要充分尊重人们的思维逻辑习惯,按照人们认识和理解事物的顺序行文,不能天马行空,把公文写作当成是文学创作,让人云里雾里,找不到重点,抓不住要害。

(3)便于研读和传达

企业公文是为了让内外部的人员知晓企业的决策和工作措施,如果结构不清、层次不明、文字不精准,就难以将事情说明白、讲清楚,也就无法达到推动工作的目的。

(四)企业公文写作的文风与语言要求

好的文风体现一个企业的价值理念和企业文化。在公文的文风和语言方面,应倡导以下三个方面的要求:

(1)写作态度上要求真务实

公文写作是针对性、实践性很强的工作,只有采取求真务实的写作态度,才能确保文章的真实性、准确性,才能切实解决企业的实际问题。求真务实的态度,体现在对客观真实的坚守,不掩盖矛盾,不粉饰问题,敢于碰硬,敢于较真,敢于将原汁原味的信息素材传递出来。同时,在写作的过程中,还要避免主观臆想,武断判断,避免擅自定调子、下结论,从容确保文章所列事实、问题和现象的真实性,增强公文的权威性与说服力。

(2)文体风格上要坚持一致

由于实际工作中,很多重要的文件文稿都是多人参与、集体完成的,每个参与者的风格都不一致,这就容易造成行文风格的差别,最后的成文给人感觉参差不齐,理念不一致,对同一行为的表述不一致,甚至对企业政策的解读都不一致。因此,在起草重要文件前,一定要先统一写作理念、框架思路和行文风格。在统稿阶段,还要对术语、风格等进行统一修订,以确保文体风格的一致,实现文章的整体和谐统一。

(3)语言修辞上要精炼得体

古人云,文约为美。公文写作是为了达成特定的工作目标而开展的写作,对于企业的工作来说,讲究的就是干净利落,不拖泥带水,因此,公文写作也应秉持这一原则:遣词造句能简洁的就力求简洁,一句话能说明白的绝不用两句话,能够去掉的字词句就要毫不可惜地去掉。要提倡写短话,行短文,讲明白话,写管用文,力求朴实无华、通俗易懂。

(五)制度文件编写中的三查三改五查五改

参考相关专家的建议,公文类制度文件的编写过程中,要遵守内容上的“三查三改”、文字上的“三查三改”、体式上的“五查五改”。

(1)内容上的“三查三改”

1.查立意:看是否明确、完整、突出,改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。

2.查措施政策:看措施、规定、办法、意见是否符合政策,切实可行;改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话和空话。

3.查材料:看是否具体、真实、典型,改一般化、概念化和不实之处。

(2)文字上的“三查三改”:

1.查篇章:看是否明确、紧凑、合理,改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当。

2.查行文:看是否精炼、合乎语法和逻辑,改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误。

3.查文字:看是否规范,改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。

(3)体式上的“五查五改”:

查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记五个方面,看有否问题,如有,即行订正。

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